Mitglieder verwalten

Hier tragen Sie Personen in eine Gruppe ein und wieder aus. Ein Mitglied erreicht danach alle Ordner der Gruppe, eine ausgetragene Person verliert diesen Zugang.

Mitglieder eintragen und austragen

1. Öffnen Sie in der Gruppenverwaltung die Gruppe.
2. Suchen Sie die Person mit dem Feld Benutzer suchen (Name oder E-Mail-Adresse).
3. Aktivieren Sie in der Spalte Mitglied das Kontrollkästchen, um die Person einzutragen. Deaktivieren Sie es, um sie auszutragen.
4. Klicken Sie auf Mitglieder speichern.

Erst mit dem Speichern gilt die Änderung. Die DocSecBox bestätigt sie mit „Mitglieder gespeichert.“ Solange nichts geändert ist, bleibt Mitglieder speichern ausgegraut.

Die Mitgliederliste der Gruppe „Buchhaltung“, Sicht eines Gruppenadmins

Wechseln Sie mit ungespeicherten Änderungen zu einer anderen Gruppe oder Seite, fragt die DocSecBox nach (Nicht gespeicherte Änderungen). Verwerfen und wechseln verwirft die Änderungen, Abbrechen bleibt bei der Gruppe.

Wer in der Liste steht

Die Liste zeigt nicht nur die Mitglieder, sondern alle Personen, die Sie eintragen können. Die Mitglieder stehen oben. Für jede Person sehen Sie Name und E-Mail-Adresse in der Spalte Benutzer.

• Als Gruppenadmin sehen Sie nur die Personen aus Ihren eigenen Gruppen. Hat Ihr Administrator Alle Benutzer sehen erlaubt, sehen Sie alle.
• Deaktivierte Konten sehen Gruppenadmins nicht. Ihre Mitgliedschaft bleibt trotzdem erhalten. Administratoren sehen sie mit dem Hinweis Deaktiviert.

Einen Gruppenadmin ernennen

Nur für Administratoren

Gruppenadmins ernennt nur ein Administrator. Die Spalte Rolle dafür erscheint nur, wenn unter Einstellungen › Anwendung › Rollen die Option Gruppenadmins aktivieren eingeschaltet ist.

1. Tragen Sie die Person als Mitglied ein.
2. Klicken Sie in der Spalte Rolle auf Mitglied . Die Angabe wechselt zu Gruppenadmin.
3. Klicken Sie auf Mitglieder speichern.

Ein weiterer Klick auf Gruppenadmin nimmt die Rolle wieder weg. Tragen Sie einen Gruppenadmin aus der Gruppe aus, verliert er auch die Rolle. Administratoren können nicht Gruppenadmin sein. Ist ein Administrator Mitglied, steht in seiner Zeile unter Rolle nur ein Strich.

Als Gruppenadmin sehen Sie in der Spalte Rolle, wer die Gruppe verwaltet (Gruppenadmin). Ändern können Sie das nicht, und Gruppenadmins können Sie nicht austragen. Ihr Kontrollkästchen ist ausgegraut, und unter der Liste steht „Gruppenadmins müssen Mitglied der Gruppe bleiben.“

Benutzer anlegen und bearbeiten

• Mit (Benutzer anlegen) rechts neben Benutzer suchen legen Sie ein neues Konto an. Die geöffnete Gruppe ist dabei schon ausgewählt.
• Mit (Benutzer bearbeiten) am Ende einer Zeile ändern Sie ein bestehendes Konto.

Den Dialog dazu beschreiben Benutzer anlegen und Benutzer bearbeiten. Als Gruppenadmin sehen Sie die beiden Schaltflächen nur, wenn Ihr Administrator es erlaubt.

Ein Konto zurücksetzen

Als Gruppenadmin finden Sie am Ende einer Zeile bis zu drei weitere Schaltflächen, je nachdem, was Ihr Administrator erlaubt:

Schaltfläche	Wirkung
Passwort zurücksetzen	Die Person bekommt eine E-Mail, mit der sie ein neues Passwort setzt.
2FA zurücksetzen	Die 2-Schritte-Authentifizierung wird entfernt und muss neu eingerichtet werden.
Anmeldeversuche zurücksetzen	Ein nach zu vielen Fehlversuchen gesperrtes Konto kann sich wieder anmelden.

Jede dieser Aktionen fragt vorher nach. Auf Smartphone und Tablet tragen die Schaltflächen zusätzlich eine kurze Beschriftung (Passwort, 2FA, Entsperren).

Als Gruppenadmin sehen Sie die Schaltflächen am Zeilenende nur bei Personen, die bereits gespeichertes Mitglied einer Ihrer Gruppen sind. Administratoren setzen Konten unter Einstellungen › Übersicht › Benutzer zurück.