Benachrichtigung
Mit einer Benachrichtigung weisen Sie andere per E-Mail auf eine Datei hin. Die E-Mail enthält einen Link zur Datei. Sie entscheiden, ob alle Benutzer mit Zugriff auf die Datei die E-Mail bekommen oder nur einzelne.
Recht Benachrichtigen nötig
Den Reiter Benachrichtigung sehen Sie nur, wenn Sie im Ordner der Datei das Recht Benachrichtigen haben (siehe Mitglieder).
Benachrichtigung versenden
- Wählen Sie die Datei in der Liste aus und öffnen Sie rechts den Reiter Benachrichtigung.
- Wählen Sie unter Neue Benachrichtigung die Empfänger:
- Alle Benutzer benachrichtigen schickt die E-Mail an alle in der Liste Empfänger. Das ist die Vorbelegung.
- Benutzerdefinierte Auswahl: Aktivieren Sie in der Liste Empfänger die Kontrollkästchen der gewünschten Personen. Mit dem Feld Suche nach Benutzername oder E-Mail... finden Sie sie schneller.
- Klicken Sie auf Benachrichtigung versenden.
Die Meldung „Benachrichtigung versendet!“ bestätigt den Versand. Danach ist die Auswahl wieder leer, damit niemand versehentlich zweimal benachrichtigt wird.
Die Liste Empfänger enthält alle Benutzer, die die Datei sehen können.
Ist die Datei oder ihr Ordner gerade nicht aktiv, ist Benachrichtigung versenden ausgegraut. Darüber steht der Grund: „Die Datei ist zurzeit nicht aktiv. Eine Benachrichtigung würde auf einen Link führen, den die Empfänger nicht öffnen können.“
Sehen, wer schon benachrichtigt wurde
Klicken Sie im Reiter auf Benachrichtigungsverlauf.... Der Dialog Benachrichtigungsverlauf zeigt für jeden Versand zu dieser Datei eine eigene Karte, die neueste zuerst. Dazu gehören die von Hand verschickten Benachrichtigungen, die automatischen beim Hochladen und Notfallalarme.
Jede Karte zeigt:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Art und Zeitpunkt | Benachrichtigung oder Notfallalarm. Sehr alte Einträge erscheinen als Unbekannt. |
| Status | Versendet, Teilweise fehlgeschlagen oder Fehlgeschlagen |
| Ausgelöst von | Wer den Versand ausgelöst hat |
| E-Mail / SMS | Wie viele Empfänger über diesen Weg erreicht wurden. Eine SMS-Zeile gibt es nur beim Notfallalarm. Hatte dort niemand eine Mobilnummer, steht Keine Mobilnummer hinterlegt. |
| Empfänger anzeigen | Klappt die einzelnen Adressen auf |
Wurde noch niemand benachrichtigt, steht im Dialog „Über diese Datei wurde noch niemand benachrichtigt.“
Gut zu wissen
- Die automatische Benachrichtigung eines Ordners verschickt bei jedem passenden Upload von selbst eine E-Mail (siehe Benachrichtigen). Der Reiter Benachrichtigung ist dagegen ein Versand von Hand, nur für diese Datei und beliebig oft wiederholbar.
- Der Wortlaut der E-Mail kommt aus den Texten des Ordners oder, wenn der Ordner keine eigenen hat, aus den Hauptvorlagen (siehe Benachrichtigen).