Glossar
Hier stehen die Begriffe, denen Sie in der DocSecBox und in diesem Handbuch begegnen, jeweils in wenigen Sätzen erklärt.
Administrator
Ein Konto, das die DocSecBox für Ihr Unternehmen verwaltet. Administratoren legen Benutzer, Gruppen und Ordner an und vergeben Berechtigungen. Sie sehen in der Navigationsleiste den Eintrag Einstellungen. Bei Fragen zu Ihrem Konto oder zu fehlenden Ordnern ist Ihr Administrator der richtige Ansprechpartner. Siehe Einstellungen.
Berechtigung
Legt fest, was Sie mit Dateien tun dürfen, zum Beispiel ansehen, hochladen, herunterladen oder löschen. Ihr Administrator vergibt die Berechtigungen für Ihr Konto. Für einen einzelnen Ordner können sie abweichen. Ihre eigenen Berechtigungen sehen Sie im Profil unter Berechtigungen.
Detailbereich
Die Spalte rechts neben der Liste im Datei-Explorer. Sie zeigt den Ordner oder die Datei, die Sie in der Liste angeklickt haben, mit Reitern wie Info und Historie. Ist nichts ausgewählt, steht dort „Bitte Ordner oder Datei auswählen“. Auf dem Smartphone öffnet sich der Detailbereich als eigene Seite.
Express-Upload
Die Ablagefläche Dateien hier ablegen... unter der Liste eines Ordners. Ziehen Sie Dateien darauf, landen sie sofort in diesem Ordner. Dieselbe Fläche steht unter Express-Upload auch im Reiter Info des Ordners. Siehe Hochladen.
Favoriten
Ordner, die Sie sich mit dem Herz gemerkt haben. Über den Filter Favoriten finden Sie sie schnell wieder, egal wo sie liegen. Siehe Favorisierte Ordner.
Filterleiste
Die schmale Spalte links im Datei-Explorer. Sie enthält das Suchfeld und die Filter Alle, Ungelesen, Favoriten und Notfälle. Siehe Filter.
Freigabe
Ein Zugang für Personen, die kein Konto in der DocSecBox haben. Es gibt zwei Arten:
- Eine Datei-Freigabe gibt eine einzelne Datei per Link und Kennwort weiter. Sie läuft immer zu einem festen Datum ab. Siehe Datei freigeben.
- Eine öffentliche Ordnerfreigabe gibt einem Ordner eine eigene Adresse, als Link oder QR-Code. Wer sie öffnet, sieht die Dateien dieses Ordners. Sie ist ein Zusatzmodul und wird von Administratoren eingerichtet. Siehe Freigaben.
Gruppe
Mehrere Benutzer, zusammengefasst unter einem Namen, etwa „Vertrieb“. Einer Gruppe werden Benutzer und Ordner zugewiesen. Jedes Mitglied sieht die Ordner seiner Gruppen. Gruppen legt Ihr Administrator an. Siehe Berechtigungs-System.
Gruppenadministrator
Ein Konto, das die Mitglieder bestimmter Gruppen pflegt, ohne Administrator zu sein. In der Oberfläche heißt diese Rolle Gruppenadmin. Gruppenadministratoren arbeiten in der Gruppenverwaltung. Ordner vergeben sie nicht. Siehe Gruppenverwaltung.
Kennung
Ein frei wählbarer Text an einer Datei, zum Beispiel „Rechnungen“ oder „August 2026“. Über die Kennung finden Sie die Datei in der Suche wieder. Die Kennung ist etwas anderes als der Status.
Mandant
Der Bereich Ihres Unternehmens in der DocSecBox, mit eigenen Benutzern, Gruppen, Ordnern und Einstellungen. Eine Installation kann mehrere Mandanten haben, die voneinander getrennt sind. Gehört Ihr Konto zu mehreren, wählen Sie bei der Anmeldung einen aus. Name oder Logo Ihres Mandanten stehen unten in der Navigationsleiste.
Navigationsleiste
Die Spalte am linken Rand. Über sie wechseln Sie zwischen Datei-Explorer, Einstellungen und den anderen Bereichen. Unten zeigt sie Ihren Mandanten, das Ende Ihrer Sitzung und Ihren Namen. Auf dem Smartphone ist sie eingeklappt. Siehe Aufbau der Oberfläche.
Notfallordner
Ein Ordner, der als Notfallordner markiert ist. Kommt eine neue Datei hinein, benachrichtigt die DocSecBox die Personen, die dem Ordner zugewiesen sind, sofort per SMS. Je nach Einrichtung kommt zusätzlich eine E-Mail. Der Filter Notfälle listet alle Notfallordner.
Ordner
Ein Behälter für Dateien, wie auf dem Computer. Wer einen Ordner sieht, hängt davon ab, ob er ihm über eine Gruppe oder direkt zugewiesen ist. Ordner können Unterordner enthalten.
Pfadzeile
Die Zeile über der Liste im Datei-Explorer. Sie zeigt, in welchem Ordner Sie gerade sind, beginnend beim Stammverzeichnis. Ein Klick auf einen Ordnernamen darin bringt Sie dorthin zurück. Rechts steht die Schaltfläche Neu....
Sitzung
Die Zeit, in der Sie angemeldet sind. Solange Sie arbeiten, verlängert sie sich von selbst. Arbeiten Sie eine Weile nicht, meldet die DocSecBox Sie ab; voreingestellt sind 15 Minuten. Wann Ihre Sitzung endet, steht unter Sitzung endet: unten in der Navigationsleiste. Siehe Automatische Abmeldung.
Stammverzeichnis
Die oberste Ebene im Datei-Explorer. Hier beginnt die Pfadzeile, und von hier aus öffnen Sie Ihre Ordner.
Status
Eine Kennzeichnung für den Bearbeitungsstand einer Datei, zum Beispiel „Warte auf Antwort“. Welche Status es gibt, wird je Ordner festgelegt. Siehe Status.
Ungelesen
Eine Datei ist ungelesen, solange Sie sie seit ihrer letzten Änderung weder angesehen noch heruntergeladen haben. Die Zahl neben Datei-Explorer nennt Ihre ungelesenen Dateien, der Filter Ungelesen listet sie. Mit Als gelesen markieren räumen Sie mehrere auf einmal ab.
Unterordner
Ein Ordner in einem Ordner. Ein Unterordner hat eigene Zuweisungen: Wer den übergeordneten Ordner sieht, sieht nicht automatisch auch den Unterordner. Beim Anlegen können Sie die Gruppen des übergeordneten Ordners übernehmen, siehe Ordner erstellen.
Zusatzmodul
Eine kostenpflichtige Funktion, die über den Grundumfang hinausgeht und mit der Lizenz eigens freigeschaltet wird. Zusatzmodule sind API-Zugang, Große Dateien und Öffentliche Ordnerfreigabe. Ohne Lizenz erscheinen sie gar nicht in der Oberfläche. Siehe Lizenz.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Ein zweiter Schritt bei der Anmeldung. Nach dem Passwort geben Sie einen Code ein, den eine Authenticator-App auf Ihrem Smartphone anzeigt. So kommt niemand allein mit Ihrem Passwort in Ihr Konto. Sie richten sie im Profil ein, siehe 2-Faktor-Authentifizierung. Ihr Unternehmen kann sie auch vorschreiben; dann richten Sie sie bei der Anmeldung ein.