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Übersicht

Mit einer öffentlichen Ordnerfreigabe geben Sie die Dateien eines Ordners an Menschen weiter, die kein Konto in der DocSecBox haben. Die Empfänger erhalten einen Link oder einen QR-Code und sehen damit genau diesen einen Ordner. Eine Anmeldung brauchen sie nicht.

Zusatzmodul

Die öffentliche Ordnerfreigabe ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Ob es für Ihre DocSecBox freigeschaltet ist, sieht Ihr Administrator unter Einstellungen › Anwendung › Lizenz. Ohne das Modul lassen sich Freigabe-Links nicht öffnen.

Wofür sich eine Freigabe eignet

Eine Freigabe ist für Empfänger gedacht, für die sich ein Konto nicht lohnt: die Behörde, die ein Formular abholt, der Interessent, der einen Prospekt bekommt, der Kunde, der einmalig Unterlagen erhält. Wer regelmäßig Dateien mit Ihnen austauscht, bekommt besser ein eigenes Konto und wird Mitglied des Ordners, siehe Mitglieder.

Einen Ordner freigeben

Den Reiter Freigabe an einem Ordner sehen nur Administratoren.

  1. Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner aus.
  2. Öffnen Sie im Detailbereich rechts neben der Liste den Reiter Freigabe.
  3. Klicken Sie auf Freigabe einrichten.
  4. Legen Sie unter Freigabe-Einstellungen fest, ob heruntergeladen werden darf, wie lange der Link gilt und ob eine PIN nötig ist.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Geben Sie die Adresse aus dem Feld URL der Freigabe weiter, oder klicken Sie auf Als QR-Code anzeigen..., um sie als QR-Code zu zeigen oder herunterzuladen.

Alle Einzelheiten zum Reiter stehen unter Öffentliche Freigabe.

Die Einstellungen einer Freigabe

Einstellung Wirkung
Ansicht erlauben Ist immer aktiviert. Empfänger können die Dateien ansehen.
Download erlauben Empfänger können die Dateien zusätzlich herunterladen.
Unbegrenzt Der Link gilt ohne Ablaufdatum. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wählen Sie ein Datum, bis zu dem der Link gilt.
Ohne PIN Der Link öffnet sich ohne weitere Abfrage. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, legen Sie eine PIN fest, die Empfänger eingeben müssen.

Sie können die Einstellungen jederzeit ändern, auch wenn der Link schon verteilt ist. Die Adresse bleibt dabei dieselbe.

Eine Freigabe beenden

Soll der Zugang nur eine Zeit lang bestehen, setzen Sie ein Ablaufdatum. Soll er sofort enden, klicken Sie im Reiter Freigabe auf Freigabe deaktivieren und bestätigen mit Deaktivieren.

Deaktivieren ist endgültig

Beim Deaktivieren wird die Adresse verworfen. Verteilte Links und gedruckte QR-Codes funktionieren danach nicht mehr. Richten Sie den Ordner später erneut ein, bekommt er eine neue Adresse, die Sie wieder verteilen müssen.

Gut zu wissen

  • Wer den Link hat, kommt hinein. Schützen Sie vertrauliche Unterlagen mit einer PIN und einem Ablaufdatum.
  • Empfänger sehen nur die Dateien dieses Ordners, keine Unterordner. Dateien, die noch nicht oder nicht mehr aktiv sind, sehen sie ebenfalls nicht.
  • Ist der Ordner selbst deaktiviert, funktioniert auch seine Freigabe nicht.
  • Freigegebene Ordner tragen in der Liste ein eigenes Symbol (Hinweis Öffentliche Freigabe aktiv).
  • Zugriffe über die Freigabe erscheinen in der Historie der Datei. Ein Name steht dort nicht, weil der Empfänger kein Konto hat.

Siehe auch