Glossaire
Cette page explique les termes que vous rencontrez dans la DocSecBox et dans ce manuel, chacun en quelques phrases.
Administrateur
Un compte qui gère la DocSecBox pour votre entreprise. Les administrateurs créent les utilisateurs, les groupes et les dossiers et attribuent les autorisations. Ils voient l'entrée Paramètres dans la barre de navigation. Pour toute question sur votre compte ou sur des dossiers manquants, adressez-vous à votre administrateur. Voir Paramètres.
Administrateur de groupe
Un compte qui gère les membres de certains groupes sans être administrateur. Dans l'interface, ce rôle s'appelle Administrateur de groupe. Les administrateurs de groupe travaillent dans la Gestion des groupes. Ils n'affectent pas de dossiers. Voir Gestion des groupes.
Authentification en deux étapes
Une seconde étape lors de la connexion. Après le mot de passe, vous saisissez un code affiché par une application d'authentification sur votre smartphone. Ainsi, personne n'accède à votre compte avec votre seul mot de passe. Vous la configurez dans votre profil, voir Authentification en deux étapes. Votre entreprise peut aussi la rendre obligatoire ; vous la configurez alors lors de la connexion.
Autorisation
Détermine ce que vous pouvez faire avec les fichiers, par exemple les consulter, les téléverser, les télécharger ou les supprimer. Votre administrateur attribue les autorisations de votre compte. Elles peuvent être différentes pour un dossier donné. Vous voyez vos propres autorisations dans votre profil, sous Autorisations.
Barre de chemin
La ligne au-dessus de la liste dans l'Explorateur de fichiers. Elle indique le dossier dans lequel vous vous trouvez, en partant de la racine. Un clic sur un nom de dossier vous y ramène. À droite se trouve le bouton Nouveau....
Barre de filtres
La colonne étroite à gauche dans l'Explorateur de fichiers. Elle contient le champ de recherche et les filtres Tous, Non lus, Favoris et Urgences. Voir Filtres.
Barre de navigation
La colonne sur le bord gauche. Elle vous permet de passer de l'Explorateur de fichiers aux Paramètres et aux autres zones. En bas, elle affiche votre client, la fin de votre session et votre nom. Sur un smartphone, elle est repliée. Voir L'interface.
Client
L'espace de votre entreprise dans la DocSecBox, avec ses propres utilisateurs, groupes, dossiers et paramètres. Une installation peut comporter plusieurs clients, séparés les uns des autres. Si votre compte appartient à plusieurs, vous en choisissez un lors de la connexion. Le nom ou le logo de votre client figure en bas de la barre de navigation.
Dossier
Un contenant pour les fichiers, comme sur un ordinateur. Qui voit un dossier dépend de son affectation à ce dossier, par un groupe ou directement. Les dossiers peuvent contenir des sous-dossiers.
Dossier d'urgence
Un dossier marqué comme dossier d'urgence. Lorsqu'un nouveau fichier y arrive, la DocSecBox avertit immédiatement par SMS les personnes affectées au dossier. Selon la configuration, un e-mail est envoyé en plus. Le filtre Urgences liste tous les dossiers d'urgence.
Favoris
Les dossiers que vous avez marqués avec le cœur . Le filtre Favoris les retrouve rapidement, où qu'ils se trouvent. Voir Dossiers favoris.
Groupe
Plusieurs utilisateurs réunis sous un nom, par exemple « Ventes ». On affecte à un groupe des utilisateurs et des dossiers. Chaque membre voit les dossiers de ses groupes. Les groupes sont créés par votre administrateur. Voir Système d'autorisations.
Identifiant
Un texte libre attaché à un fichier, par exemple « Factures » ou « Août 2026 ». L'identifiant vous permet de retrouver le fichier dans la recherche. L'identifiant n'est pas la même chose que le statut.
Module complémentaire payant
Une fonction payante qui dépasse l'étendue de base et que la licence débloque séparément. Les modules complémentaires sont Accès API, Fichiers volumineux et Partage public de dossier. Sans licence, ils n'apparaissent pas du tout dans l'interface. Voir Licence.
Non lu
Un fichier est non lu tant que vous ne l'avez ni consulté ni téléchargé depuis sa dernière modification. Le nombre à côté de Explorateur de fichiers indique vos fichiers non lus, et le filtre Non lus les liste. Marquer comme lu en traite plusieurs à la fois.
Panneau de détails
La colonne à droite de la liste dans l'Explorateur de fichiers. Elle affiche le dossier ou le fichier sur lequel vous avez cliqué dans la liste, avec des onglets comme Infos et Historique. Si rien n'est sélectionné, elle indique « Merci de sélectionner un dossier ou un fichier ». Sur un smartphone, le panneau de détails s'ouvre comme une page à part.
Partage
Un accès pour des personnes qui n'ont pas de compte dans la DocSecBox. Il en existe deux sortes :
- Un partage de fichier transmet un seul fichier par un lien et un mot de passe. Il expire toujours à une date fixe. Voir Partager un fichier.
- Un partage public de dossier donne à un dossier sa propre adresse, sous forme de lien ou de code QR. Quiconque l'ouvre voit les fichiers de ce dossier. C'est un module complémentaire payant, mis en place par les administrateurs. Voir Partages.
Racine
Le niveau supérieur de l'Explorateur de fichiers. La barre de chemin commence ici, et c'est d'ici que vous ouvrez vos dossiers.
Session
La période pendant laquelle vous êtes connecté. Tant que vous travaillez, elle se prolonge d'elle-même. Si vous ne travaillez pas pendant un moment, la DocSecBox vous déconnecte ; la valeur par défaut est de 15 minutes. L'heure de fin de votre session est indiquée sous Fin de session : en bas de la barre de navigation. Voir Déconnexion automatique.
Sous-dossier
Un dossier dans un dossier. Un sous-dossier a ses propres affectations : qui voit le dossier parent ne voit pas automatiquement le sous-dossier. Lors de la création, vous pouvez reprendre les groupes du dossier parent, voir Créer un dossier.
Statut
Une marque qui indique où en est le traitement d'un fichier, par exemple « En attente de réponse ». Les statuts disponibles sont définis pour chaque dossier. Voir Statut.
Téléversement express
La zone de dépôt Déposer les fichiers ici... sous la liste d'un dossier. Si vous y faites glisser des fichiers, ils arrivent immédiatement dans ce dossier. La même zone est disponible sous Téléversement express dans l'onglet Infos du dossier. Voir Téléverser.